ISO、FSSC事務局の方へ  膨大なHACCP文書の管理方法

ISO、FSSC事務局の方へ  膨大なHACCP文書の管理方法

ISOなどやっていると文書が山のようにできていきます。どこにあるかすぐに取り出せなければ文書がないも同然です。せっかく労力をかけてきちんとした文書を作っても、どっかにあるだけの文書になっていないでしょうか?

品証でよくあるパターン

タイプ9のリーダーだと・・・

こちらの記事でも書きましたが、品証のリーダーは割とタイプ9が多いように思います。タイプ9はインプットが得意ですが、アウトプットが苦手です。入れるばっかりで外に出さないので、物も情報も堰き止めているようにどんどん貯まっていきます。本人にとっては貯まっているのは見慣れた光景なのでなんとも思っていませんが、周りからするとブラックボックスになっていることが多いです。

タイプ9の大雑把で細かいことを気にしないおおらかな性格も手伝って、貯まってくるとガサッとどこかにまとめて入れてしまうのです。タイプ9は気になることを「意識的に忘れる」ことで心の平安を保とうとするので、本人もどこに何を入れたのか記憶から消してしまいます。こうやってブラックボックスができていきます。

文書があっても検索できなければ、文書がないも同然

紙で置いておくならば、きちんと整理して綴じておかなければなりません。ファイルなどに綴じるにしても、どのファイルにどんなものが綴じられているのかわかるようになっていなければ、目的の文書を探し出すことができなくなります。

データで置いておく場合も同様です。フォルダ分けをしてどこに何を入れるのか、品証部員全員がルールに従ってデータを整理して入れるようにしなければ検索できなくなってしまいます。

ちなみに私が品証に所属していたときのタイプ9のリーダーは、品証サーバーの最初の階層に思いついた名前でどんどんフォルダを作るので、非常に見にくい状態に陥っていました。大分類 → 中分類 → 小分類、と階層を作ることができず、大分類も小分類も同じ階層にしてしまうのです。しかも同じファイルをいろんなフォルダにコピーしていくので、どれが最新か見極めるのに苦労をしました。

文書管理ソフト

あまりにもひどい状況だったので、盛和塾つながりで社長から文書管理ソフトの紹介を受けました。開発した会社が説明に来て、「名刺などスキャンしておくと便利です」とデモを見せられ、「これは便利だ」と言って導入することになりました。

しかし名刺にしても結局はスキャンして取り込んで終わりで、データとスキャン画像の紐付けがきちんとできませんでした。なので検索で取り出したいスキャン画像を見つけるのが一苦労。品証部員はデータのゴミ箱と呼んでいました。

結局リーダーしか使っていなかったのですが途中から飽きたようで、データだけではなくお金のゴミ箱にもなってしまいました。

検索ソフトを使うならば、目的の文書と紐付けできるようなキーワードをきちんと登録しないといけません。データを入れる人は法則に則ってキーワードを付け、データを検索する人はどういう法則でキーワードが付けられているか知っていなければなりません。これができないならデータのゴミ箱になります。

名刺検索

名刺程度ならスキャンするより、データを手打ちした方が手間も取らず早いと思います。

このようなものはマイクロソフトアクセスで簡単に作れます。参考に名刺検索のアクセスを置いておきますのでダウンロードしていじってみてください。

文書検索

ISOなどの文書も階層分けしてふりがなを登録しておけば取り出しやすいでしょう。

アクセスを勉強する

アクセスを作れるようになるには少し勉強が必要です。私はこちらのサイトで勉強しました。丁寧に解説されているので本を買う前に読んでみたら、より理解しやすいかもしれません。